Esf- agentschap Vlaanderen

Meer en betere jobs voor meer mensen

ESF Vlaanderen

uw project

projectfinanciering

publiciteit

audit, coaching & controle

producten & projecten

beleidskader

ESF-Forum

agentschap



	FAQ-Vragen en antwoord

	Zwaartepunt 4/ Oproep 2004 Maatregel 2/loopbaandienstverlenging
	Algemene Financiëringsvragen

Zwaartepunt 4/ Oproep 2004 Maatregel 2/loopbaandienstverlenging

TOP

Voor welke periode moet het nieuwe dossier opgemaakt worden? Vanaf wanneer gaat de nieuwe regelgeving in voege? Betekent dit ook dat we in 2005 naar 200 klanten per jaar moeten gaan?

Mogen zelfstandigen opleidingscheques voor werkgevers gebruiken bij het betalen van loopbaandienstverlening?

Indien nieuwe partners in de loop van het project zich aandienen kunnen deze dan alsnog het kwaliteitslabel halen?

In de regelgeving worden maximum bijdragen voor de cliënt vastgelegd. Kan de promotor zelf bepalen hoeveel de bijdrage van de cliënt bedraagt?

Zal de bijdrage die de cliënt betaalt aan het erkend centrum voor de loopbaandienstverlening afgetrokken worden van de subsidies die je krijgt?

Het loopbaandienstverleningsproces duurt minimaal 6 individuele contacturen en maximaal 18/25 contacturen. De bijdrage van de cliënt is maximaal 25/150 Euro. Wat indien deze uren worden overschreden door collectieve/individuele sessie?

Hoe hoog is de minimale private inbreng?

Indien cliënten behoefte hebben aan een dienstverlening die korter is dan 6 individiuele contacturen (bijv. voor mensen die advies wensen ivm cv of sollicitatiebrief of opleiding, wat vaak op 1 of 2 sessies kan gebeuren), komen deze personen ook in aanmerking voor subsidies?

De subsidiëring van 800euro/cliënt is een maximum bedrag. Hoe dienen deze kosten effectief bewezen te worden?

De maximale bijdrage van 25/150 euro: is dit inclusief of exclusief BTW?

Indien een aanvrager meer dan 200 klanten begeleidt op jaarbasis, komen deze extra klanten ook in aanmerking voor subsidies?

Wat is de sanctie als je als centrum de opgelegde 200 werkenden niet kan bereiken ?

Bestaat er een lijst van alle speciale contracten die niet in aanmerking komen omdat ze reeds gesubsidieerd zijn?

Wanneer is een cursist subsidiabel? Wat bijvoorbeeld indien hij 3 uur loopbaanbegeleiding volgt in 2005 en 7 uur loopbaandienstverlening in 2006?

Algemene financiëringsvragen

TOP

Kunnen bij een tussentijdse financiële rapportage kosten worden ingebracht die strikt genomen nog niet bewezen kunnen worden op het moment van rapporteren, maar wel bij een volgende rapportage?

Hoe moet een bedrijf boekhoudkundig omgaan met de verkregen ESF subsidie bij het doorspelen van de middelen naar de ‘partners’. Kunnen zij aan mekaar factureren? Wat met de BTW? Bij vzw’s en overheidsinstellingen lijkt dit niet te spelen, maar bij een samenwerking tussen bedrijven lijkt het niet anders te kunnen dan dat er gefactureerd wordt. En dat ook BTW wordt aangerekend.

Kan een promotor wep-plussers als cursist binnen een actie ESF D3/ zw 4 registreren en de kosten verrekenen?

Welke kosten zijn inzake acties met ibo-cursisten subsidiabel door esf ? Zo ja, binnen welke doelstellingen en zwaartepunten?

Antwoorden: Oproep 2004 Maatregel 2/loopbaandienstverlenging

TOP

vraag 1:

Voor welke periode moet het nieuwe dossier opgemaakt worden? Vanaf wanneer gaat de nieuwe regelgeving in voege? Betekent dit ook dat we in 2005 naar 200 klanten per jaar moeten gaan?

antwoord:

De nieuwe periode waarover het dossier kan lopen bedraagt maximaal 24 maanden, tot eind 2006. De regels van het nieuwe decreet zijn vanaf 1/1/2005 geldig. Dit wil zeggen dan men vanaf 2005 naar minimum 200 klanten per jaar moet gaan.

vraag 2 :

Mogen zelfstandigen opleidingscheques voor werkgevers gebruiken bij het betalen van loopbaandienstverlening?

antwoord:

Neen, enkel opleidings- en begeleidingscheque voor werknemers komen in aanmerking.

vraag 3:

Indien nieuwe partners in de loop van het project zich aandienen kunnen deze dan alsnog het kwaliteitslabel halen?

antwoord:

Ja. Partners kunnen slechts functioneel opereren na labelling (dat ten allen tijde kan worden aangevraagd). De aanvraag tot het bekomen van een label voor de nieuwe partners zal binnen een redelijke termijn door het ESF-Agentschap worden onderzocht.

Vraag 4:

In de regelgeving worden maximum bijdragen voor de cliënt vastgelegd. Kan de promotor zelf bepalen hoeveel de bijdrage van de cliënt bedraagt?

antwoord:

Ja, de promotor kan de bijdrage van de cliënt zelf bepalen, mits respectering van de maximum opgegeven bedragen. Dit betekent maximum 25 euro voor personen uit een kansengroep, maximum 150 euro voor cliënten die niet tot een kansengroep behoren.

Vraag 5:

Zal de bijdrage die de cliënt betaalt aan het erkend centrum voor de loopbaandienstverlening afgetrokken worden van de subsidies die je krijgt?

antwoord:

Ja, want deze bijdragen dienen als ontvangsten te worden geregistreerd.

Vraag 6:

antwoord:

De loopbaandienstverlening wordt gesubsidieerd voor maximaal 18/25 contacturen. Enkel deze uren brengt u in het project in. Uren die extra worden gepresteerd vallen buiten het project en zijn niet subsidiabel. De daaraan verbonden kosten (lonen, lokalen…) zijn dan uiteraard ook niet meer subsidiabel

Vraag 7:

Hoe hoog is de minimale private inbreng?

antwoord:

0%, de private inbreng is niet meer verplicht, maar kan de subsidies aanvullen indien de totale projectkost de subsidies overschrijdt.

Vraag 8:

antwoord:

Indien een cliënt geen 6 uur individuele contacturen begeleiding krijgt binnen een procesmatig karakter komt deze niet in aanmerking voor subsidie, noch de hieraan verbonden kosten.

Vraag 9:

De subsidiëring van 800euro/cliënt is een maximum bedrag. Hoe dienen deze kosten effectief bewezen te worden?

antwoord:

Bij aanvraag dient u een begrotings- en financieringsschema op te maken. De kosten die u voorziet te maken dienen bij saldering ook effectief gemaakt te zijn. Dit betekent dat de kosten voor lonen, elektriciteit, koffie en water, lokalen,… ook effectief bewezen moeten kunnen worden aan de hand van betalingen en facturen.

Vraag 10:

De maximale bijdrage van 25/150 euro: is dit inclusief of exclusief BTW?

antwoord:

Indien de promotor BTW-plichtig is, is deze bijdrage BTW inclusief. Indien de promotor niet BTW-plichtig is, is deze bijdrage BTW-exclusief.

Vraag 11:

Indien een aanvrager meer dan 200 klanten begeleidt op jaarbasis, komen deze extra klanten ook in aanmerking voor subsidies?

antwoord:

Wanneer alle projectaanvragen binnen zijn zal het ESF-Agentschap bekijken hoeveel cliënten de verschillende centra zullen bedienen. Per centrum zal een maximum aantal cliënten worden vermeld in de goedkeuringsbrief. Deze werkwijze maakt de financiële beschikbaarheid van middelen beheersbaar als totaliteit.

Vraag 12:

Wat is de sanctie als je als centrum de opgelegde 200 werkenden niet kan bereiken ?

antwoord:

Indien de 200 werkenden niet worden behaald zal dossier per dossier bekeken worden welke eventuele gevolgen hieraan gegeven worden.

Vraag 13:

Bestaat er een lijst van alle speciale contracten die niet in aanmerking komen omdat ze reeds gesubsidieerd zijn?

antwoord:

Een uitputtende lijst is niet beschikbaar. De algemene regel is dat het dient te gaan om werknemers waarvan het loon niet reeds op een of andere manier gesubsidieerd wordt. Indien deze werknemers een werkloosheidsvergoeding krijgen dan komen ze niet in aanmerking voor subsidiëring onder deze maatregel. De persoon in kwestie heeft dan reeds recht op trajectbegeleiding.

Vraag 14:

Wanneer is een cursist subsidiabel? Wat bijvoorbeeld indien hij 3 uur loopbaanbegeleiding volgt in 2005 en 7 uur loopbaandienstverlening in 2006?

antwoord:

De klant is subsidiabel vanaf het moment dat hij 6 uur individuele loopbaandienstverlening heeft genoten. De klant uit het voorbeeld komt dan in de rapportering van 2006 in aanmerking voor subsidies.

Antwoorden:Algemene Financiëringsvragen

TOP

vraag 1:

Kunnen bij een tussentijdse financiële rapportage kosten worden ingebracht die strikt genomen nog niet bewezen kunnen worden op het moment van rapporteren, maar wel bij een volgende rapportage?
Vb : financieel saldo januari-juni: kan hier al (de helft van de) eindejaarspremie worden ingebracht, ook al wordt die maar in december uitbetaald (project loopt door tot december)?
Vb : project start in juli. Financiële rapportage juli-december: kan de helft van de vakantietoelage worden ingebracht (de betreffende persoon heeft die ontvangen in juni)?
Vb : project loopt van jan tot dec. Kan de promotor het volledige bedrag van de vakantietoelage in de juni-rapportage inbrengen en de volledige eindejaarspremie in de december-rapportage?
Vb: Wat indien het project bijvoorbeeld maar 10 maanden duurt, hoeveel van de vakantietoelage en van de eindejaarspremie kan dan worden ingebracht?

antwoord:

Neen, in principe mogen enkel bewezen kosten ingebracht worden. Er wordt evenwel rekening gehouden met de hiernavolgende mogelijkheden:

Wat betreft personeelsgerelateerde kosten:
Bij een halfjaarlijkse tussentijdse rapportering, wordt het vakantiegeld opgenomen in de kosten van de eerste helft van het jaar. De eindejaarspremie in het volgende halfjaarlijkse tussentijdse rapport.

Indien het project geen volledig jaar loopt, dan moeten deze kosten pro rata berekend worden. De premies kunnen dan voor een deel in het kostenschema worden opgenomen.

De toewijzing van dit bedrag aan het project moet wel in de boekhouding terug te vinden zijn en opgenomen worden in de vorm van schuldvorderingen!
Bovendien moeten deze kosten betaald zijn op het moment dat de middelen worden opgevraagd aan de Europese Commissie (= 6 maanden na het einde van het kalenderjaar van rapportering).

Kosten voor nutsvoorzieningen:
Voor de berekening van deze kosten dienen alle tussentijdse (maandelijkse) facturen van het lopende jaar als basis gebruikt te worden. Deze zijn immers gevormd op basis van het effectieve verbruik van het vorige jaar.
Indien de kosten niet een volledig jaar omvatten, moeten ze ook pro rato berekend worden.

De promotor heeft een opvolging - en meldingsplicht aan het ESF-Agentschap voor de financiële correcties bij de eindafrekeningen van deze kosten van nutsvoorzieningen.

vraag 2 :

antwoord:

Subsidiebedragen zijn niet onderworpen aan BTW. Interne facturatie tussen partners is dus overbodig! Elke partner bundelt zijn effectief gemaakte kosten (zonder aftrekbare BTW) voor het project en maakt de achterliggende bewijsstukken (kopies) van deze kosten over aan de promotor. Deze neemt de afgesproken kosten op in het rapport dat aan ESF wordt bezorgd.

Aftrekbare BTW-uitgaven kunnen dus geenszins worden ingebracht gezien deze rest door het BTW-plichtige bedrijf wordt geneutraliseerd via de BTW aangifte.

In de briefwisseling over het project (m.b.t. goedkeuring project en tussentijdse rapportages) aan de promotor vermeldt het ESF-Agentschap in het schrijven dat de middelen tot op het niveau van de partners doorgestort worden.
Het ESF-Agentschap betaalt alleen uit aan de promotor. De promotor bepaalt de verdere verdeling van de toegekende ESF subsidies per partner en zorgt voor de gedeeltelijke doorstorting van de subsidies aan alle partners. Dit kan enkel met de vermelding “doorstorting voorschot/eindafrekening ESF subsidie”.

De controle van de uitgaven kan gebeuren tot op het niveau van de promotor en de partner.

vraag 3:

Kan een promotor wep-plussers als cursist binnen een actie ESF D3/ zw 4 registreren en de kosten verrekenen?

antwoord:

De wep-plussers horen thuis onder de richtsnoer ‘inzetbaarheid’.
Ondanks hun statuut van ‘werknemer’ (cfr. Arbeidscontract) ressorteren zij onder een doorstromingsprogramma via werkervaring, zonder langerlopend engagement vanwege de werkgever.
Dit betekent dat acties met hen als doelgroep alleen kunnen onder ESF D3 zw 1&2 (volgens de gekende criteria)

Vraag 4:

Welke kosten zijn inzake acties met ibo-cursisten subsidiabel door esf ? Zo ja, binnen welke doelstellingen en zwaartepunten?

antwoord:

De ibo-cursisten kunnen ressorteren onder de richtsnoeren ‘inzetbaarheid’ en ‘aanpasbaarheid’.
Het betreft acties met een langerlopend engagement vanwege de werkgever ten aanzien van deze toekomstige werknemers van het bedrijf.
Deze ibo-cursist kan , naast ESF D3:zw1&2 of ESF D2, niet ressorteren onder ESF D3/zw4 tijdens de ibo-periode.

De opleidingskost tijdens de ibo-periode wordt deels gecompenseerd voor de betrokken werkgever via een verminderde loonkost (de productiviteitsvergoeding) en via een peterschapspremie (voor de peter in het bedrijf).
Daarnaast beschikt de ibo-cursist en het bedrijf over een externe begeleider voor de werkplek (16u à 25u naargelang de doelgroep). Diverse opleidingen en begeleidingen in het kunnen vooraf worden geïntegreerd in het ibo-programma.
Het agentschap wenst binnen de geest van het opzet de inspanning van de werkgever visibel te houden. Tevens zal het agentschap dubbele financieringskansen voorkomen.

Het agentschap zal met de promotoren die reeds actief zijn met goedgekeurde projectacties in deze context, overleg hebben met het oog op een coherente uitvoering.